Должностная  инструкция делопроизводителя  

Должностная  инструкция делопроизводителя

1. Общие положения
   • Настоящая инструкция определяет обязанности и права делопроизводителя, работающего в школе-интернате.
   • На должность делопроизводителя  назначается лицо,  имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
   • Делопроизводитель относится к категории учебно–вспомогательного персонала, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора школы-интерната.
   • В своей деятельности делопроизводитель непосредственно подчиняется директору школы-интерната и его заместителю.
   • В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом директора школы-интерната.
   • Делопроизводитель должен знать:

• нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности школы и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав школы и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• основы работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, электронной почтой и браузерами, мультимедийным оборудованием;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда

2. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на делопроизводителя функций он обязан:

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности  школы-интерната.
• Принимать поступающую на рассмотрение администрации корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
• Выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимать документы и личные заявления на подпись директора школы.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
• Работа с Пенсионным фондом, своевременное медицинское страхование работников школы, представление документов в военный комиссариат.
• Записывать в отсутствие директора полученную информацию и доводить до его сведения содержание информации.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
• Осуществлять контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора школы.
• Вести контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатать по указанию директора школы служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Вести табель учета рабочего времени.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
• Соблюдать правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
• Качественно и в срок предоставлять информацию по устным и письменным запросам администрации школы и нести ответственность за их достоверность.
• В случаях получения замечаний принимает меры по устранению в полном объёме выявленных нарушений.
• Соблюдает этические нормы поведения в школе, в быту, в об­щественных местах, соответствующие общественному положению работника школы.
• Обеспечивать сохранность материальной базы школы – интерната.
• Принимать меры по урегулированию конфликтных ситуаций.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

• Знакомиться с проектами решений руководства школы, касающимися его деятельности.
• Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
• В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
• Запрашивать лично или по поручению руководства школы от подразделений   и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
• Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
• Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

4. Ответственность

Делопроизводитель несёт ответственность:

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
• За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
• За ведение архива школы.
• За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
• За недостоверную информацию о состоянии выполнения работ, не грамотное оформление делопроизводства.
• За непринятие мер по пресечению выявленных нарушений, правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности школы — интерната и его работникам.
• За несоблюдение правил трудовой дисциплины.

С должностной инструкцией ознакомлен: