Порядок получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета и выдачи аттестатов

Порядок   получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета  и выдачи аттестатов

Для получения бланка дубликата аттестата (приложения) необходимо представить в управление образования следующие документы:

• заявление на имя начальника управления образования о выдаче дубликата аттестата (приложения) от директора общеобразовательного учреждения (далее ОУ) на бланке ОУ;

2) письменное заявление выпускника с указанием места проживания, контактных телефонов, а также:

• при утрате аттестата — с изложением обстоятельств утраты (подробно),
• при порче, при обнаружении ошибки — с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением ксерокопии поврежденного (испорченного) аттестата или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке (см. ниже);
• в случае утраты, порчи (повреждения) только приложения взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер сохранившегося аттестата и дата выдачи дубликата приложения;
• на заявлении должна быть проставлена виза директора ОУ;
• справка из органов внутренних дел (при утере аттестата), пожарной охраны (в случае пожара);
• газета с объявлением, содержащим текст: «утерянный аттестат о среднем общем или об основном общем образовании за номером СЕРИЯ 000000,  выданный ОУ в 0000 году на имя ___________, считать недействительным»;
• копия документа, подтверждающего изменение фамилии (если выпускник (ца) менял фамилию);
• книга учета и выдачи аттестатов за тот год, когда выпускник получал оригинал аттестата;
• после заполнения и выдачи дубликата аттестата необходимо представить в управление образования копию приказа о выдаче дубликата и ксерокопию заполненного бланка дубликата.

Рекомендации по заполнению дубликата аттестата (приложения) и записям в Книге для учета и записи выданных аттестатов:

 

• в дубликате аттестата после Ф.И.О. выпускника указывается год окончания и полное наименование того образовательного учреждения, которое окончил выпускник, ставится дата выдачи дубликата аттестата;
• о выдаче дубликата аттестата или приложения издается приказ руководителя ОУ;
• при изменении наименования ОУ дубликат выдается вместе с документом, подтверждающим изменение наименования ОУ;
• при реорганизации ОУ дубликат выдается общеобразовательным учреждением-правопреемником;
• при ликвидации ОУ дубликат выдается другим ОУ на основании письменного решения учредителя;
• дубликаты аттестата и приложения выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года окончания выпускником ОУ;
• решение о выдаче или отказ в выдаче дубликата аттестата или приложения (приказ руководителя ОУ) принимается учреждением в месячный срок со дня подачи письменного заявления.
• подпись руководителя образовательного учреждения в аттестат и приложение проставляется черной пастой с последующей ее расшифровкой (инициалы, фамилия);
• заполнение рукописным способом аттестатов и приложений не допускается, в том числе их дубликатов;
• в случае временного отсутствия руководителя ОУ аттестат и приложение подписываются лицом, исполняющим обязанности руководителя, на основании приказа учреждения. При этом перед словом «руководитель» сокращение «и.о.» или вертикальная черта не допускаются;
• не допускается заверение бланков аттестата и приложения факсимильной подписью;
• в Книге текущего года делается соответствующая запись за порядковым учетным номером, а также указываются дата выдачи, код, серия и номер оригинала, номер учетной записи оригинала;
• в Книге в год выдачи оригинала аттестата делается запись напротив учетного номера записи выдачи оригинала: «Выдан 00.00.0000 (дата выдачи) дубликат 66 АБ № 000000, приказ от 00.00.000 № 00, уч.зап. № 00»;
• каждая запись о выдаче дубликата заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и скрепляется печатью образовательного учреждения;
• копия приказа, заявление выпускника и все основания для выдачи дубликата хранятся вместе с личными делами выпускников;

 Рекомендации по заполнению

Книги для учета и записи выданных аттестатов

(ведется отдельно по каждому уровню общего образования):

При учете выданных аттестатов вносится:

• учетный номер (по порядку);
• код, серия и порядковый номер аттестата, после него слово «приложение»;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника;
• дата рождения выпускника;
• наименования учебных предметов (строго в соответствии с учебным планом) и итоговые отметки выпускника по ним;
• дата и номер приказа о выдаче аттестата;
• подпись получателя аттестата;
• дата получения аттестата.
• Книга ведется на бумажном носителе;
• список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией в течение одного года), номера бланков — в возрастающем порядке;
• записи заверяются подписями классного руководителя, руководителя ОУ и печатью ОУ отдельно по каждому классу, ставится дата и номер приказа об окончании образовательного учреждения и выдаче аттестатов;
• исправления, допущенные при заполнении, заверяются руководителем ОУ и скрепляются печатью образовательного учреждения со ссылкой на номер учетной записи (то есть на свободном поле того листа, на котором допущена ошибка, чтобы не закрыть сделанные записи);
• книга прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью образовательного учреждения и хранится как документ строгой отчетности;
• При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении аттестата (приложения), в год окончания выпускником образовательного учреждения выдается аттестат или приложение на новом бланке взамен испорченного. Новый бланк аттестата или приложения взамен испорченного регистрируется в Книге за новым номером учетной записи.

При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка «испорчен(о), аннулирован(о), выдан(о) новый(ое) аттестат (приложение), уч. зап. №_» (указывается номер учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного).

Учет бланков аттестатов и приложений

• при учете полученных бланков аттестатов в Книге делается запись:
• номер учетной записи;
• наименование уполномоченного органа исполнительной власти, от которой (ого) получены бланки аттестатов (управление образования Администрации г. Н. Тагил);
• дата получения бланков аттестатов;
• реквизиты накладной;
• количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;
• фамилия, имя отчество и должность получателя;
• реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение), если бланки получал не директор ОУ;
• подпись получившего с расшифровкой;
• при учете выданных бланков аттестатов:

• номер учетной записи;
• дата выдачи бланков аттестатов;
• кому выданы бланки (выпускникам, на дубликат);
• количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;

• при учете остатков бланков аттестатов:
• количество полученных бланков аттестатов в текущем году;
• количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году — всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов;
• подпись ответственного лица с расшифровкой — фамилия, имя, отчество, должность.

• Записи в Книге производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.

Списание испорченных бланков

• Бланки аттестатов и приложений, испорченные при заполнении в год их выдачи, а также при обнаружении ошибок в ранее выданных бланках в случае обращения выпускников, подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой в ОУ комиссии под председательством руководителя ОУ.

• Комиссия составляет акт в двух экземплярах.

• В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений (образец прилагается).

• Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта (образец прилагается).

• Первый экземпляр акта с приложением представляется в управление образования, второй экземпляр остается в образовательном учреждении.

Начальнику  МКУ «УОБР»

 

_________________________________

директора________________________

________________________________

_________________________________

заявление

 

Прошу Вас выдать аттестат об основном общем образовании  ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата                                                                                Подпись

Начальнику  МКУ «УОБР»

________________________________

директора________________________

________________________________

_________________________________

заявление

 

Прошу Вас выдать аттестат о среднем общем образовании  ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата                                                                               Подпись

 

Бланк учреждения

АКТ

на списание испорченных бланков документов об образовании

Комиссия в составе: председателя ФИО, директора МБОУ СОШ № 00, членов комиссии:  ФИО, должность, ФИО, должность, составили настоящий акт об уничтожении бланков документов об образовании, испорченных при заполнении.

1. Аттестаты об основном общем образовании 4 (четыре) штуки:

66 БВ 0061913, 66 БВ 0029822, 66 БВ 0032242, 66 БВ 0032243.

2. Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия 2 (две) штуки: 66 АБ № 7094064, 66 АБ № 8155082.
3. Приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании 4 (четыре) штуки.

Приложение: Номера испорченных титулов аттестатов на 1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии                                                       ФИО

Члены комиссии                                                                   ФИО

ФИО

Приложение

к Акту на списание испорченных

бланков документов об образовании

 Номера испорченных бланков аттестатов

Аттестаты об основном общем образовании

 

№ п\п	Серия, № бланка	Год изготовления	Подтверждение об уничтожении документов
1

Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия

 

№№ п\п	Серия, № бланка	Год изготовления	Подтверждение об уничтожении документов
1

Председатель комиссии                                              ФИО

Члены комиссии                                                          ФИО

ФИО

Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил ФИО, директор. Бланки документов перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем сожжения.