Порядок   получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета  и выдачи аттестатов

  Порядок

  получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета

 и выдачи аттестатов

 

Для получения бланка дубликата аттестата (приложения) необходимо представить в управление образования следующие документы:

  • заявление на имя начальника управления образования о выдаче дубликата аттестата (приложения) от директора общеобразовательного учреждения (далее ОУ) на бланке ОУ;

2) письменное заявление выпускника с указанием места проживания, контактных телефонов, а также:

  • при утрате аттестата — с изложением обстоятельств утраты (подробно),
  • при порче, при обнаружении ошибки — с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением ксерокопии поврежденного (испорченного) аттестата или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке (см. ниже);
  • в случае утраты, порчи (повреждения) только приложения взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер сохранившегося аттестата и дата выдачи дубликата приложения;
  • на заявлении должна быть проставлена виза директора ОУ;
  • справка из органов внутренних дел (при утере аттестата), пожарной охраны (в случае пожара);
  • газета с объявлением, содержащим текст: «утерянный аттестат о среднем общем или об основном общем образовании за номером СЕРИЯ 000000,  выданный ОУ в 0000 году на имя ___________, считать недействительным»;
  • копия документа, подтверждающего изменение фамилии (если выпускник (ца) менял фамилию);
  • книга учета и выдачи аттестатов за тот год, когда выпускник получал оригинал аттестата;
  • после заполнения и выдачи дубликата аттестата необходимо представить в управление образования копию приказа о выдаче дубликата и ксерокопию заполненного бланка дубликата.

Рекомендации по заполнению дубликата аттестата (приложения) и записям в Книге для учета и записи выданных аттестатов:

  • в дубликате аттестата после Ф.И.О. выпускника указывается год окончания и полное наименование того образовательного учреждения, которое окончил выпускник, ставится дата выдачи дубликата аттестата;
  • о выдаче дубликата аттестата или приложения издается приказ руководителя ОУ;
  • при изменении наименования ОУ дубликат выдается вместе с документом, подтверждающим изменение наименования ОУ;
  • при реорганизации ОУ дубликат выдается общеобразовательным учреждением-правопреемником;
  • при ликвидации ОУ дубликат выдается другим ОУ на основании письменного решения учредителя;
  • дубликаты аттестата и приложения выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года окончания выпускником ОУ;
  • решение о выдаче или отказ в выдаче дубликата аттестата или приложения (приказ руководителя ОУ) принимается учреждением в месячный срок со дня подачи письменного заявления.
  • подпись руководителя образовательного учреждения в аттестат и приложение проставляется черной пастой с последующей ее расшифровкой (инициалы, фамилия);
  • заполнение рукописным способом аттестатов и приложений не допускается, в том числе их дубликатов;
  • в случае временного отсутствия руководителя ОУ аттестат и приложение подписываются лицом, исполняющим обязанности руководителя, на основании приказа учреждения. При этом перед словом «руководитель» сокращение «и.о.» или вертикальная черта не допускаются;
  • не допускается заверение бланков аттестата и приложения факсимильной подписью;
  • в Книге текущего года делается соответствующая запись за порядковым учетным номером, а также указываются дата выдачи, код, серия и номер оригинала, номер учетной записи оригинала;
  • в Книге в год выдачи оригинала аттестата делается запись напротив учетного номера записи выдачи оригинала: «Выдан 00.00.0000 (дата выдачи) дубликат 66 АБ № 000000, приказ от 00.00.000 № 00, уч.зап. № 00»;
  • каждая запись о выдаче дубликата заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и скрепляется печатью образовательного учреждения;
  • копия приказа, заявление выпускника и все основания для выдачи дубликата хранятся вместе с личными делами выпускников;

 

Рекомендации по заполнению

Книги для учета и записи выданных аттестатов

(ведется отдельно по каждому уровню общего образования):

При учете выданных аттестатов вносится:

  • учетный номер (по порядку);
  • код, серия и порядковый номер аттестата, после него слово «приложение»;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника;
  • дата рождения выпускника;
  • наименования учебных предметов (строго в соответствии с учебным планом) и итоговые отметки выпускника по ним;
  • дата и номер приказа о выдаче аттестата;
  • подпись получателя аттестата;
  • дата получения аттестата.
  • Книга ведется на бумажном носителе;
  • список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией в течение одного года), номера бланков — в возрастающем порядке;
  • записи заверяются подписями классного руководителя, руководителя ОУ и печатью ОУ отдельно по каждому классу, ставится дата и номер приказа об окончании образовательного учреждения и выдаче аттестатов;
  • исправления, допущенные при заполнении, заверяются руководителем ОУ и скрепляются печатью образовательного учреждения со ссылкой на номер учетной записи (то есть на свободном поле того листа, на котором допущена ошибка, чтобы не закрыть сделанные записи);
  • книга прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью образовательного учреждения и хранится как документ строгой отчетности;
  • При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении аттестата (приложения), в год окончания выпускником образовательного учреждения выдается аттестат или приложение на новом бланке взамен испорченного. Новый бланк аттестата или приложения взамен испорченного регистрируется в Книге за новым номером учетной записи.

 

При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка «испорчен(о), аннулирован(о), выдан(о) новый(ое) аттестат (приложение), уч. зап. №_» (указывается номер учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного).

Учет бланков аттестатов и приложений

  • при учете полученных бланков аттестатов в Книге делается запись:
  • номер учетной записи;
  • наименование уполномоченного органа исполнительной власти, от которой (ого) получены бланки аттестатов (управление образования Администрации г. Н. Тагил);
  • дата получения бланков аттестатов;
  • реквизиты накладной;
  • количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;
  • фамилия, имя отчество и должность получателя;
  • реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение), если бланки получал не директор ОУ;
  • подпись получившего с расшифровкой;
  • при учете выданных бланков аттестатов:
  • номер учетной записи;
  • дата выдачи бланков аттестатов;
  • кому выданы бланки (выпускникам, на дубликат);
  • количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;
  • при учете остатков бланков аттестатов:
  • количество полученных бланков аттестатов в текущем году;
  • количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году — всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой — фамилия, имя, отчество, должность.
  • Записи в Книге производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.

Списание испорченных бланков

 

  • Бланки аттестатов и приложений, испорченные при заполнении в год их выдачи, а также при обнаружении ошибок в ранее выданных бланках в случае обращения выпускников, подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой в ОУ комиссии под председательством руководителя ОУ.

 

  • Комиссия составляет акт в двух экземплярах.

 

  • В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений (образец прилагается).

 

  • Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта (образец прилагается).

 

  • Первый экземпляр акта с приложением представляется в управление образования, второй экземпляр остается в образовательном учреждении.

 

Начальнику  МКУ «УОБР»

 

_________________________________

директора________________________

________________________________

_________________________________

 

заявление

 

Прошу Вас выдать аттестат об основном общем образовании  ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Дата                                                                                Подпись

 

Начальнику  МКУ «УОБР»

________________________________

директора________________________

________________________________

_________________________________

 

заявление

 

Прошу Вас выдать аттестат о среднем общем образовании  ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Дата                                                                               Подпись

 

Бланк учреждения

АКТ

на списание испорченных бланков документов об образовании

Комиссия в составе: председателя ФИО, директора МБОУ СОШ № 00, членов комиссии:  ФИО, должность, ФИО, должность, составили настоящий акт об уничтожении бланков документов об образовании, испорченных при заполнении.

  1. Аттестаты об основном общем образовании 4 (четыре) штуки:

66 БВ 0061913, 66 БВ 0029822, 66 БВ 0032242, 66 БВ 0032243.

  1. Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия 2 (две) штуки: 66 АБ № 7094064, 66 АБ № 8155082.
  2. Приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании 4 (четыре) штуки.

Приложение: Номера испорченных титулов аттестатов на 1 л. в 1 экз.

 

Председатель комиссии                                                       ФИО

 

Члены комиссии                                                                   ФИО

 

ФИО

Приложение

к Акту на списание испорченных

бланков документов об образовании

 Номера испорченных бланков аттестатов

Аттестаты об основном общем образовании

 

№ п\п

Серия, № бланка

Год изготовления Подтверждение об уничтожении документов
1

Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия

 

№№ п\п

Серия, № бланка

Год изготовления Подтверждение об уничтожении документов
1

 

Председатель комиссии                                              ФИО

 

Члены комиссии                                                          ФИО

 

ФИО

 

 

Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил ФИО, директор. Бланки документов перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем сожжения.

 

 

Комментариев нет

Добавить комментарий