Порядок получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета и выдачи аттестатов

25 сентября, 2021

Порядок

получения дубликатов аттестатов, заполнения книг учета

и выдачи аттестатов

Для получения бланка дубликата аттестата (приложения) необходимо представить в управление образования следующие документы:

заявление на имя начальника управления образования о выдаче дубликата аттестата (приложения) от директора общеобразовательного учреждения (далее ОУ) на бланке ОУ;

2) письменное заявление выпускника с указанием места проживания, контактных телефонов, а также:

при утрате аттестата — с изложением обстоятельств утраты (подробно),
при порче, при обнаружении ошибки — с изложением обстоятельств и характера повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования или указанием допущенных ошибок, с приложением ксерокопии поврежденного (испорченного) аттестата или приложения, которые уничтожаются в установленном порядке (см. ниже);
в случае утраты, порчи (повреждения) только приложения взамен выдается дубликат приложения, на котором проставляются номер сохранившегося аттестата и дата выдачи дубликата приложения;
на заявлении должна быть проставлена виза директора ОУ;
справка из органов внутренних дел (при утере аттестата), пожарной охраны (в случае пожара);
газета с объявлением, содержащим текст: «утерянный аттестат о среднем общем или об основном общем образовании за номером СЕРИЯ 000000, выданный ОУ в 0000 году на имя ___________, считать недействительным»;
копия документа, подтверждающего изменение фамилии (если выпускник (ца) менял фамилию);
книга учета и выдачи аттестатов за тот год, когда выпускник получал оригинал аттестата;
после заполнения и выдачи дубликата аттестата необходимо представить в управление образования копию приказа о выдаче дубликата и ксерокопию заполненного бланка дубликата.

Рекомендации по заполнению дубликата аттестата (приложения) и записям в Книге для учета и записи выданных аттестатов:

в дубликате аттестата после Ф.И.О. выпускника указывается год окончания и полное наименование того образовательного учреждения, которое окончил выпускник, ставится дата выдачи дубликата аттестата;
о выдаче дубликата аттестата или приложения издается приказ руководителя ОУ;
при изменении наименования ОУ дубликат выдается вместе с документом, подтверждающим изменение наименования ОУ;
при реорганизации ОУ дубликат выдается общеобразовательным учреждением-правопреемником;
при ликвидации ОУ дубликат выдается другим ОУ на основании письменного решения учредителя;
дубликаты аттестата и приложения выдаются на бланках образца, действующего в период обращения о выдаче дубликата, независимо от года окончания выпускником ОУ;
решение о выдаче или отказ в выдаче дубликата аттестата или приложения (приказ руководителя ОУ) принимается учреждением в месячный срок со дня подачи письменного заявления.
подпись руководителя образовательного учреждения в аттестат и приложение проставляется черной пастой с последующей ее расшифровкой (инициалы, фамилия);
заполнение рукописным способом аттестатов и приложений не допускается, в том числе их дубликатов;
в случае временного отсутствия руководителя ОУ аттестат и приложение подписываются лицом, исполняющим обязанности руководителя, на основании приказа учреждения. При этом перед словом «руководитель» сокращение «и.о.» или вертикальная черта не допускаются;
не допускается заверение бланков аттестата и приложения факсимильной подписью;
в Книге текущего года делается соответствующая запись за порядковым учетным номером, а также указываются дата выдачи, код, серия и номер оригинала, номер учетной записи оригинала;
в Книге в год выдачи оригинала аттестата делается запись напротив учетного номера записи выдачи оригинала: «Выдан 00.00.0000 (дата выдачи) дубликат 66 АБ № 000000, приказ от 00.00.000 № 00, уч.зап. № 00»;
каждая запись о выдаче дубликата заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и скрепляется печатью образовательного учреждения;
копия приказа, заявление выпускника и все основания для выдачи дубликата хранятся вместе с личными делами выпускников;

Рекомендации по заполнению

Книги для учета и записи выданных аттестатов

(ведется отдельно по каждому уровню общего образования):

При учете выданных аттестатов вносится:

учетный номер (по порядку);
код, серия и порядковый номер аттестата, после него слово «приложение»;
фамилия, имя, отчество (при наличии) выпускника;
дата рождения выпускника;
наименования учебных предметов (строго в соответствии с учебным планом) и итоговые отметки выпускника по ним;
дата и номер приказа о выдаче аттестата;
подпись получателя аттестата;
дата получения аттестата.
Книга ведется на бумажном носителе;
список выпускников текущего учебного года вносится в алфавитном порядке отдельно по каждому классу (со сквозной нумерацией в течение одного года), номера бланков — в возрастающем порядке;
записи заверяются подписями классного руководителя, руководителя ОУ и печатью ОУ отдельно по каждому классу, ставится дата и номер приказа об окончании образовательного учреждения и выдаче аттестатов;
исправления, допущенные при заполнении, заверяются руководителем ОУ и скрепляются печатью образовательного учреждения со ссылкой на номер учетной записи (то есть на свободном поле того листа, на котором допущена ошибка, чтобы не закрыть сделанные записи);
книга прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью образовательного учреждения и хранится как документ строгой отчетности;
При обнаружении ошибок, допущенных при заполнении аттестата (приложения), в год окончания выпускником образовательного учреждения выдается аттестат или приложение на новом бланке взамен испорченного. Новый бланк аттестата или приложения взамен испорченного регистрируется в Книге за новым номером учетной записи.

При этом напротив ранее сделанной учетной записи делается пометка «испорчен(о), аннулирован(о), выдан(о) новый(ое) аттестат (приложение), уч. зап. №_» (указывается номер учетной записи аттестата, выданного взамен испорченного).

Учет бланков аттестатов и приложений

при учете полученных бланков аттестатов в Книге делается запись:
номер учетной записи;
наименование уполномоченного органа исполнительной власти, от которой (ого) получены бланки аттестатов (управление образования Администрации г. Н. Тагил);
дата получения бланков аттестатов;
реквизиты накладной;
количество полученных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;
фамилия, имя отчество и должность получателя;
реквизиты доверенности (номер, дата, наименование организации, выдавшей доверенность на получение), если бланки получал не директор ОУ;
подпись получившего с расшифровкой;
при учете выданных бланков аттестатов:
номер учетной записи;
дата выдачи бланков аттестатов;
кому выданы бланки (выпускникам, на дубликат);
количество выданных бланков аттестатов, в том числе титулов (с указанием типографских номеров), твердых обложек, приложений;
при учете остатков бланков аттестатов:
количество полученных бланков аттестатов в текущем году;
количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году — всего, из них: выдано выпускникам текущего года, выдано взамен испорченных, выдано дубликатов;
подпись ответственного лица с расшифровкой — фамилия, имя, отчество, должность.
Записи в Книге производятся в хронологическом порядке при совершении каждой операции прихода-расхода лицом, ответственным за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов.

Списание испорченных бланков

Бланки аттестатов и приложений, испорченные при заполнении в год их выдачи, а также при обнаружении ошибок в ранее выданных бланках в случае обращения выпускников, подлежат списанию и уничтожению по решению создаваемой в ОУ комиссии под председательством руководителя ОУ.

Комиссия составляет акт в двух экземплярах.

В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений (образец прилагается).

Номера испорченных титулов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта (образец прилагается).

Первый экземпляр акта с приложением представляется в управление образования, второй экземпляр остается в образовательном учреждении.

Начальнику МКУ «УОБР»

_________________________________

директора________________________

________________________________

_________________________________

заявление

Прошу Вас выдать аттестат об основном общем образовании ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата Подпись

Начальнику МКУ «УОБР»

________________________________

директора________________________

________________________________

_________________________________

заявление

Прошу Вас выдать аттестат о среднем общем образовании ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Дата Подпись

Бланк учреждения

Содержание Показать содержание

АКТ

на списание испорченных бланков документов об образовании

Комиссия в составе: председателя ФИО, директора МБОУ СОШ № 00, членов комиссии: ФИО, должность, ФИО, должность, составили настоящий акт об уничтожении бланков документов об образовании, испорченных при заполнении.

Аттестаты об основном общем образовании 4 (четыре) штуки:

66 БВ 0061913, 66 БВ 0029822, 66 БВ 0032242, 66 БВ 0032243.

Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия 2 (две) штуки: 66 АБ № 7094064, 66 АБ № 8155082.
Приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании 4 (четыре) штуки.

Приложение: Номера испорченных титулов аттестатов на 1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии ФИО

Члены комиссии ФИО

ФИО

Приложение

к Акту на списание испорченных

бланков документов об образовании

Номера испорченных бланков аттестатов

Аттестаты об основном общем образовании

№ п\п	Серия, № бланка	Год изготовления	Подтверждение об уничтожении документов
1

Аттестаты о среднем (полном) общем образовании без отличия

№№ п\п	Серия, № бланка	Год изготовления	Подтверждение об уничтожении документов
1

Председатель комиссии ФИО

Члены комиссии ФИО

ФИО

Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил ФИО, директор. Бланки документов перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем сожжения.

Дария Алипова

25 сентября, 2021

УЧЕБА